厦门南洋职业学院教学档案管理办法

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厦门南洋职业学院教学档案管理办法

* 来源 : 评建办 * 作者 : admin * 发表时间 : 2017-04-26 * 浏览 : 95

教学档案是真实记录和反映了教学实践、教学研究和教学管理活动的过程和成果,具有重要保存和研究价值的纸质、电子、实体以及声像载体等材料。可为日后的教学工作提供重要的参考和历史凭证,为日常教学、教学改革、教学建设与教学管理工作服务。为了规范和加强教学档案工作,结合我校实际情况,制订本管理办法。

一、教学档案归档范围

(一)上级主管部门及学校制定的有关教育教学建设和改革、校风、教风、学风建设的重大决策、决议、规章制度等文件。

(二)体现学校社会地位或学界声誉的有关教育教学活动、事件、成果等文件或实物(如个人、集体奖状等)。

(三)按各级政府领导机关出台的法律、法规、规章、制度及其他行政文件精神制定的进行教学、教学建设、教学改革等工作的学校文件,向政府部门或学校领导递交的重要请示、申报材料、工作报告以及相关成果、记录、备案文档等。

(四)用于认定在校学生学业情况的重要文件,如试卷、学生课程成绩单、课程设计、实验报告、实习报告、毕业设计(论文)等。

(五)学校要求留存的其他教学工作文档。

二、教学档案管理

(一)教学档案应具有史料和应用价值,必须真实、完整、系统、简明。

(二)教学档案根据其史料价值和使用价值的不同实施分级管理。凡保存期10年以上的资料须由学校档案室统一保管,仅具有短期使用价值的资料则存放在相关单位。

(三)对于短期使用的教学档案必须存放有序,取用方便,定期检查,及时剔除过时的档案。在剔除存放于二级学院的教学档案时必须经学院领导同意,并告知教学科研处。

(四)按规定需要存放于学校档案室的资料,按学校档案室的有关规定执行。

(五)凡已归档的材料需要修改时,必须经所在单位主管领导批准,未经批准,不得修改任何材料。

(六)档案的查阅、摘录、复制等严格按照《厦门南洋学院档案管理暂行办法(试行)》、《厦门南洋学院档案查(借)阅暂行规定》执行。

(七)教学科研处、督察室档案由科员专(兼)管,二级学院档案由教务员兼管。教学科研处、督察室和二级学院应有专门场所保存教学档案。

三、教学档案归档要求

(一)新学期开始后,相关教学管理部门的档案管理人员应自觉地做好教学文件材料的形成积累工作,并定期进行整理。

(二)归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字盖章手续完备。

(三)根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同特征的文件材料组成一卷,同一特征的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过 200页,也可根据文件材料的内在联系,对问题单一、文件较少者,按不同内容分别组成薄卷。

四、教学档案存档期限

(一)具有史料研究价值的教学档案应该永久留存。

(二)具有长期保存价值的教学档案应该保存30年以上。

(三)具有中期保存价值的教学档案应该保存10年以上。

(四)具有短期使用价值的教学档案应该保存至所涉及的学生毕业或离校后两年,一般5年以上。

本条第(一)、(二)、(三)款所指档案一般应由学校档案室保存。

五、教学档案工作岗位责任制

(一)各部门领导职责

1.制定和健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,将归档工作作为年终考核内容之一。

2.增强归档意识,对本部门档案管理人员提出具体要求,并帮助他们解决工作中出现的实际问题。

(二)各部门档案管理人员职责

1.贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策以及学校档案工作的规章制度。

2.做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

3.将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理,

编目清楚,标题准确,装订整齐,并将具有保存价值的重

要材料及时向学校档案室移交。

4.做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

5.做好档案保护、保密工作,确保档案材料的完整、安全。

六、本规定自2017年4月7日开始实施,由教学科研处负责解释。


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